AI로 업무 매뉴얼 만드는 법: 한 사람이 그대로 따라 할 수 있는 순서 쓰기

반복 업무를 설명할 때 “자료를 확인하고 정리해 주세요”라는 한 문장을 자주 씁니다. 실제로 따라 하려는 사람에게는 어떤 자료인지, 무엇을 확인하는지, 어디에 저장하는지가 필요합니다. AI로 매뉴얼 초안을 만들 때도 이 세부 동작을 재료로 준비하면 좋습니다.

예시는 공개 자료 정리 업무로 잡아봅니다

매주 공개 행사 공지에서 행사명·날짜·장소를 정리하는 가상의 업무입니다. 먼저 자료 주소와 확인 날짜를 적고, 복사할 항목, 저장 위치, 최종 확인자를 정합니다. 사용할 수 있는 공개 자료만 대상으로 하고 로그인 정보와 개인 연락처는 예제에 넣지 않습니다.

한 단계에는 한 행동과 완료 표시

단계	행동	다음 단계로 갈 조건
1	원문 공지를 열기	제목과 확인 날짜 기록
2	행사명·날짜·장소 옮기기	세 항목을 표에 작성
3	원문과 표를 대조하기	날짜와 장소 일치 확인
4	정해진 폴더에 저장하기	파일 이름과 경로 기록

장소가 ‘추후 안내’라면 그 표현을 유지하고 확인할 항목으로 남깁니다. 원문을 열 수 없을 때는 접속 시각과 주소를 기록한 뒤 담당자에게 확인하도록 별도 분기를 둡니다.

그대로 쓰는 요청문

아래 업무 메모를 처음 맡는 사람이 따라 할 수 있는 매뉴얼로 바꿔 주세요. 각 단계에 준비물, 한 가지 행동, 완료를 확인할 방법을 적어 주세요. 원문에 없는 메뉴 이름은 만들지 말고 [화면 확인 필요]로 표시해 주세요. 자료가 없거나 접속할 수 없을 때의 다음 행동도 따로 적어 주세요. 마지막에는 확인표를 만들어 주세요.

초안 다음에는 실제로 따라 해봅니다

완성된 초안을 읽는 것에 더해 공개 예제 한 건을 처음부터 끝까지 정리해 보세요. 어느 단계에서 추가 설명이 필요했는지 표시하고 그 줄만 보완합니다. 사용할 화면이 바뀌면 메뉴 이름과 저장 경로도 다시 확인합니다.

매뉴얼의 끝에는 기준일, 작성자 역할, 다음 점검 시점을 남겨 두면 관리하기 편합니다. 실제로 따라 해본 사람과 날짜도 기록하면 적용 범위를 알 수 있습니다.

참고와 범위

미리 정한 경로로 작업을 연결한다는 개념은 Anthropic의 워크플로 설명을 참고했습니다. 위 매뉴얼 양식은 사람이 수행하는 업무에도 쓸 수 있도록 만든 자체 예제이며, 자동 실행 기능을 구축했다는 뜻은 아닙니다.

영문판: Read in English.